初めての出張を成功させるためのチェックリスト

会社を代表して海外出張に行くことは、キャリアの観点から見れば良い機会になり得る。会社員なら誰もが、できる限りすべてを円滑に進めたいと思うだろう。しかし、誇らしい気持ちで出張かばんを手にして出発する前に、確認すべきことがいくつかある。初めての出張に向けたチェックリストを以下に紹介する。

1. 会社の出張・経費規定を確認する。

出張中に起こり得る最悪の事態の一つは、予算を超過したり、支払いに必要なお金が足りなくなったりして慌てることだ。出発前に、出張費が日当として支給されるのか、実費精算となるのかを確認する必要がある。日当は、食費、交通費、宿泊費を1日単位で算出し、出張日数分が支給される。一方、実費精算では制限なく費用を支払うことができるが、帰国後に会社が確認できるよう、領収書をきちんと保管しなければならない。

2. 同僚と費用を分担する。

旅費を最小限に抑える最善の方法は、同僚と費用を分け合うことだ。交通費や食費を分担すれば、お金を節約できるだけでなく、一緒に過ごして食事をすることで親睦を深められるという利点もある。

3. 荷物は軽くまとめる。

旅行かばんには必需品だけを入れるべきだ。ノートパソコン、書類、ボールペン、身の回り品を優先して入れ、出張に不要なものは思い切って省く。業務の性質によっては、顧客と会う際にリュックではなくブリーフケースを使うことで、フォーマルな印象を与えられる。

4. 友人や家族に出張日程を知らせる。

出張に出る前に家族や友人へ日程を伝え、心配をかけないよう配慮する。特に長期出張の場合は、知人にあらかじめ話しておき、仕事中に電話をかけてきたり、不必要な心配をしたりしないようにする。

［ファムタイムズ＝チョ・ユナ記者］