Lista de comprobación para un primer viaje de negocios exitoso

Viajar al extranjero en representación de la empresa puede ser una gran oportunidad profesional. Cualquier trabajador querrá que todo marche de la mejor manera posible. Sin embargo, antes de salir con orgullo y maleta en mano, hay algunos aspectos que conviene comprobar. A continuación presentamos una lista de comprobación para el primer viaje de negocios.

1. Consultar la política de viajes y gastos de la empresa.

Una de las peores situaciones que pueden ocurrir durante un viaje de negocios es gastar más de lo presupuestado o verse en apuros por no disponer de suficiente dinero para pagar. Antes de partir, hay que averiguar si los gastos se abonan mediante una dieta diaria o mediante el reembolso de los gastos reales. La dieta diaria se calcula por día para cubrir comida, desplazamientos y alojamiento, y se paga según el número de días del viaje. En cambio, el sistema de gastos reales permite pagar los costes sin un límite establecido, pero es necesario conservar cuidadosamente los recibos para que la empresa los revise al regresar.

2. Compartir los gastos con los compañeros.

La mejor manera de reducir al mínimo los gastos del viaje es compartirlos con los compañeros. Dividir los costes del transporte o de las comidas no solo permite ahorrar dinero, sino que también ayuda a estrechar vínculos al pasar tiempo y comer juntos.

3. Viajar con poco equipaje.

En la maleta solo deben incluirse los artículos imprescindibles. Hay que dar prioridad al ordenador portátil, los documentos, los bolígrafos y los efectos personales, y prescindir sin dudar de todo lo que no sea necesario para el viaje. Según el tipo de trabajo, al reunirse con clientes puede resultar más formal llevar un maletín en lugar de una mochila.

4. Informar a amigos o familiares sobre el itinerario.

Antes de partir, conviene comunicar el itinerario a familiares y amigos para evitar que se preocupen. Especialmente si el viaje será largo, hay que avisar con antelación a los allegados para que no llamen durante el horario laboral ni se preocupen innecesariamente.

[FamTimes = periodista Jo Yun-ha]